YLEISTÄ

YLEISTÄ
PROjs-patenttirekisteriohjelma on tehty käytettäväksi Microsoftin Access -tietokantaohjelmassa. Ilman tätä ohjelmaa tietokantasovellus ei toimi. Sovellus toimii sekä Access7-, Access97- että Access2000-versiossa. Sovellusta voi käyttää joko yksittäis- tai verkkoversiona. Käytännön minimilaitteistokokoonpano on Pentium-prosessorilla varustettu PC-tietokone, jossa on Windows95-ohjelmisto tai uudempi. Lisäksi keskusmuistia on oltava vähintään 16Mb ja kiintolevyllä vapaata tilaa 10Mb. Ihannemonitorikoko on 17" tai isompi, mutta ohjelmistoa voi käyttää hyvin myös 15":n monitorilla.

NYKYISEN TIETOKANNAN SIIRTO

Nykyinen tietokanta voidaan siirtää Access-tietokannaksi useilla eri tavoilla. Yksi tapa on siirtää kanta ensin MSExceliin ja tehdä siinä tarvittavat korjaukset tietokannan lopulliseksi siirtämiseksi. Korjauksia ovat mm. kentän nimien muuttaminen identtisiksi uuden tietokannan kentän nimien kanssa, puuttuvien kenttien lisääminen sekä ylimääräisten kenttien poistaminen. Siirto on hyvin nopea ja helppo tehdä, yhden taulukon siirtoon kuluu vain muutamia minuutteja.

TAULUKOT
Sovellus koostuu seitsemästä päätaulukosta ja useasta aputaulukosta, joissa on tarvittavia lisätietoja, kuten keksijät, jne. Päätaulukot ovat:

CASES		Sisältää tiedot käsiteltäväksi tulevista uusista asioista
PATENTS		Tiedot omista patenttihakemuksista ja patenteista
TRADEMARKS		Tiedot omista tavaramerkkihakemuksista ja tavaramerkeistä
DUE DATES		Määräpäivälista vastattavista välipäätöksistä jne.
COMPETITOR PATENTS		Viitejulkaisut ja hankitut kilpailijoiden patenttijulkaisut
INVOICES		Patenttiasioiden ja tavaramerkkiasioiden kustannusvalvonta
REWARD		Keksintöpalkkiotaulukko

Aputaulukot kuuluvat kiinteästi sovellukseen. Aputaulukoita voi täyttää itsenäisesti, mutta parhaiten täyttö onnistuu erillisen syöttöformin yhteydessä

FORMIT

Sovelluksen käyttö on helpointa ns. syöttö- ja katseluformien avulla. Tärkeimmät formit ovat Menu Form, Cases ja Patents And Due Dates, Invoices, Competitor Patents ja TradeMarks.

Menu-formi

Menu-formi avautuu automaattisesti ohjelman aluksi. Formista voi avata helposti isokokoista nappia painamalla muita formeja, taulukoita ja raportteja. Jos formia ei haluta käyttää, sen voi sulkea normaalisti. Formin saa auki myöhemmin formivalikosta valitsemalla formin nimeltä aMenuForm.

Allaolevassa kuvassa Menu-formi niinkuin se näkyy kuvaruudussa.

Cases-formi

Cases-formi sisältää koko perheen yhteiset alkutiedot. Formin avulla voi syöttää tietoja CASES-taulukkoon ja aputaulukoihin. Lisäksi formin avulla voi katsella em. tietoja.

Allaolevassa kuvassa Cases-formi niinkuin se näkyy kuvaruudussa.

Uuden tietueen syötön yhteydessä ohjelma avaa formissa tyhjän tietueen ja antaa seuraavan vapaan koodinumeron sekä syöttää automaattisesti oletusarvoina valmiiksiannetut tiedot. Formiin annetaan syöttötietoina vähintään seuraavat uuteen asiaan liittyvät tiedot:

Code		Uuteen asiaan liittyvä koodinumero (ohjelma antaa automaattisesti)
Type		Pat=keksintö, Des= mallisuoja-asia, Sea=tutkimus, jne.
Status		Open=vielä tekeillä, Filed=hakemus vireillä, Closed= lopetettu, jne.
Case Owner		osasto, tehdas, tytäryritys, jne
Handler		patenttiosastolla asiaa hoitava henkilö; voi myös olla yhdyshenkilö
Work Name		asiaa kuvaava työnimi
ProjectName		projektin nimi, jonka yhteydessä keksintö syntynyt
StartDate		päivämäärä, jolloin asia otettu käsittelyyn
CloseDate		päivämäärä, jolloin asia lopetettu
DecisionDate		päivämäärä, jolloin asiasta tehty päätös (tilastotarkoituksiin)
Update		päivämäärä, jolloin formia päivitetty (hyvä valvonnan kannalta)
Notes		huomautuksia varten
Number of inventors		voidaan käyttää kyselyiden helpottamiseksi
Inventors		keksijöiden nimet, jotka tallentuvat omaan taulukkoonsa
Product		tuote, jota keksintö suojaa (jos tiedossa)
Group		oma tuoteryhmä, jota keksintö koskee

Haluttaessa formiin voi syöttää myös lisäkommenteja tai tiivistelmän ja kuvan klikkaamalla näihin toimintoihin tarkoitettua nappia.

Cases-formilla voidaan myös katsella tietoja. Tällöin voidaan käyttää hyväksi formin yläosassa olevia, allamainittuja klikattavia nappeja.

(HUOM! Osaa allaolevista napeista voi klikata myös tässä esityksessä. Siirrä hiiren kursori napin päälle, ja jos kursoriksi vaihtuu sormi, voit klikata nappia. Nappi avaa samanlaisen ikkunan kuin oikeassa sovelluksessakin. Takaisin pääset klikkaamalla selaimen Back-nappia.)

		avaa Comments-formin, jolla voi antaa lisätietoja kustakin casesta
		avaa formin, jossa näkyy kaikki avoimet caset, joita ei jätetty virastoon, tai lopetetut caset
		avaa formin, jossa näkyy kyseisen keksinnön tiivistelmä ja kuva
		muuttaa statuksen sanaksi Closed sekä lisää CloseDate- ja Update- päivämäärät
		avaa formin, jolla syötetään uusi case
		päivittää tietokannan editoinnin jälkeen
		sulkee formin
		toimintonappi , jolla annetaan päätöspäivä

Patents And Due Dates-formi

Patents And Due Dates-formi sisältää jätettyjen patenttihakemusten ja myönnettyjen patenttien tiedot. Formin avulla voi syöttää tietoja sekä omat patenttihakemukset ja patentit sisältävään PATENTS-taulukkoon että määräpäivävalvonnan mahdollistavaan DUE DATES-taulukkoon. Lisäksi formin avulla voi katsella em. tietoja ja hypätä mm. omat keksintöasiat sisältävään CASES-taulukkoon. Samoin formin avulla voidaan ajaa valmiiksi tehtyjä kyselyjä.

Formin alaosassa olevaan Due dates-ikkunaan voidaan syöttää formin yläosassa näkyvän patenttihakemuksen määräpäivätiedot sekä jälkeenpäin selata niitä.

Uusi tietue syötetään painamalla ensin erityistä syöttönappia. Syötettäessä perheen ensimmäistä hakemusta, formi muuttaa CASES-taulukkoon statukseksi Filed ja lisää DUE DATES-taulukkoon etuoikeusmääräpäivän sekä mm. viiden ensimmäisen vuosimaksun määräpäivät.

Myöhemmin saman perheen muut maat voidaan täyttää samalla tavoin. PCT-hakemukset kannattaa täyttää formin avulla, jolloin formi päivittää DUE DATES-taulukkoon samalla kaikki tärkeät määräpäivät

EP-hakemukset täytetään erillisen syöttönapin avulla, jolloin ohjelma syöttää taulukkoon tiedot kaikkien nimettyjen maiden osalta. Tällöin säästytään toistuvalta, usean maan tietojen syötöltä.

Formiin syötettävät tiedot ovat suurimmaksi osaksi itseselittäviä. Sub-kenttä mahdollistaa saman koodinumeron käytön samassa maassa jätetylle jatkohakemukselle tai jaetulle hakemukselle. Alkuperäisen hakemuksen Sub-kentän arvo on 0,, ensimmäisen jatkohakemuksen 1 jne. Tällöin voidaan saman perheen hakemuksista käyttää aina samaa koodinumeroa. Vastaavasti kenttään PriorAppl klikataan rasti silloin, kun on kyseessä perheen ensimmäinen hakemus. Tällöin ohjelma osaa päivittää etuoikeuspäivän määräpäivätaulukkoon ja muuta hyödyllistä tietoa automaattisesti, kuten edellä on kerrottu.

Määräpäivät voidaan syöttää suoraan omaan taulukkoonsa, mutta suositeltavampaa on käyttää tähänkin Patents And Due Dates-formia. Tällöin mennään ensin formissa oikean tietueen kohdalle, jonka jälkeen klikataan formin alaosan määräpäiväikkunaa ja täytetään tarvittavat tiedot. Osa tiedoista täyttyy automaattisesti.

Allaolevassa kuvassa on Patents And Due Dates-formi siten, kuin se näkyy 17" kuvaruudulla. Jos formi ei näy kuvaruudulla aivan kokonaan, sitä voidaan vierittää vierityspalkin avulla.

Patents And Due Dates-formilla on havainnollista katsella tietoja, koska samalla nähdään kunkin patenttihakemuksen määräpäivälista formin alaosasta. Lisäksi formin yläosassa on klikattavia toimintonappeja, joilla voi saada nopeasti lisää hyödyllisiä tietoja kyseisestä keksinnöstä, patenttihakemuksesta tai patenttiperheestä sekä siihen liittyvistä viitejulkaisuista. Seuraavassa lyhyt selitys toimintonapeista.

(HUOM! Osaa allaolevista napeista voi klikata myös tässä esityksessä. Siirrä hiiren kursori napin päälle, ja jos kursoriksi vaihtuu sormi, voit klikata nappia. Nappi avaa samanlaisen ikkunan kuin oikeassa sovelluksessakin. Takaisin pääset klikkaamalla selaimen Back-nappia.)

		avaa Cases-formin, jossa näkyy ruudussa näkyvää tietuetta vastaava tietue
		avaa formin, jossa näkyy koko kyseisen patenttiperheen patenttitiedot
		avaa formin, jossa näkyy koko kyseisen patenttiperheen määräpäivätiedot
		avaa formin, jossa näkyy kaikki kyseisen patenttiperheen viitejulkaisut
		avaa formin, jossa näkyy kyseisen keksinnön tiivistelmä ja kuva
		avaa formin, jossa syötetään uusi EP-hakemus nimettyine maineen
		avaa formin, jossa syötetään uusi patenttihakemus
		päivittää tietokannan editoinnin jälkeen
		sulkee formin
		toimintonappi , jolla saadaan kysely kaikista kolmen kuukauden sisään lankeavista määräpäivistä

Competitor Patents-formi

Competitor Patens-formilla voidaan syöttää ja katsella COMPETITOR PATENTS-taulukon tietoja. Tähän taulukkoon kerätään tietoja lähinnä kilpailijoiden patenteista tai omien patenttihakemusten viitejulkaisuista. Mikäli patenttijulkaisu on hankittu ja tallennettu pdf-muodossa, se voidaan ottaa kuvaruudulle painamalla Publication-nappia.

Allaolevassa kuvassa on Competitor Patents-formi siten, kuin se näkyy 17" kuvaruudulla.

APUTAULUKOT

Sovelluksen aputaulukot on tehty lähinnä avustamaan tiedonsyöttöä formien käytön yhteydessä. Niiden nimitykset ovat itseselittäviä. Aputaulukot täytetään ja päivitetään suoraan taulukkomuodossa. Ne on hyvä täyttää mahdollisuuksien mukaan etukäteen.

KYSELYT JA RAPORTIT

Kyselyjä ja raportteja on helppo tehdä omiin tarkoituksiin sopivaksi. Siksi sovelluksessa ei ole valmiina paljon kyselyjä eikä raportteja. Valmiit kyselyt palvelevat lähinnä formien toimintonappeja sekä raportteja. Muutamia raportteja on tehty malliksi omien raporttien luontia varten.

TIIVISTELMÄN JA KUVAN TEKEMINEN

Tiivistelmät ja kuvat tallennetaan mieluummin formin kautta. Tekstin voi kirjoittaa suoraan omaan kenttäänsä, mutta sen voi myös leikata ja liimata toisesta ohjelmasta.

Kuva pitää käsitellä ennen syöttöä. Kuva joko skannataan tai mieluimmin otetaan suoraan esim. Designer-formaatissa (tai vastaavassa) olevasta kuvasta. Kuva voidaan myös rakentaa jollain bittikarttaohjelmalla, esim. Paintbrush-ohjelmalla, jossa sen voi keskittää sopivaan kokoon valitulle pohjalle ja tallentaa bittikarttamuodossa. Windows metafile (.wmf) on yksi hyvä tallennusmuoto.

Myös .tif-kuvia voi käyttää raakamateriaalina, mutta nekin on hyvä muutaa bittikarttamuotoon. Tällöin voidaan esimerkiksi MicroPatentilta downloadattuja kuvia käyttää suoraan. Kiintolevymuistin säästämiseksi kuvat kannattaa tallentaa mustavalkoisina, mikäli mahdollista. Jos on käytettävä värikuvia, on suositeltavampaa käyttää 256-väristä kuvaa 24-bittisen kuvan sijaan.

TAVARAMERKIT

Tavaramerkkiasiat eroavat patentti-, hyödyllisyysmalli- ja mallisuoja-asioista niin paljon, että niitä varten on oma taulukkonsa, kun taas muut edellämainitut sopivat kaikki PATENTS-taulukkoon. Tavaramerkeille on myös oma katselu- ja syöttöformi, jossa on samantyyppisiä toimintonappeja kuin Patents And Due Dates-formissa.

Allaolevassa kuvassa Trademarks-formi ja sen päälle -napista avattu Design Image-formi.

ERIKOISOMINAISUUDET

Haluttaessa sovellutus mahdollistaa myös muiden ohjelmien avaamisen ACCESSista käsin. Näin voidaan esimerkiksi rakentaa järjestelmä, jossa Patents And Due Dates-taulukosta voidaan, tietyssä tietueessa oltaessa, avata MSWord-ohjelma ja siinä kirjepohja, johon tulee osoite asiamiestaulukosta ja ko. tietuetta vastaavat viitteet PATENTS-taulukosta. Tällöin riittää vain pelkän asian kirjoittaminen kirjeeseen.

Samoin voidaan avata edelleen MSWord-ohjelma ja siinä ko. tietuetta koskeva patenttiteksti, edellyttäen, että tekstit on kirjoitettu MSWord-ohjelmalla ja ne on tallennettu määrättyyn hakemistoon.

Lisäksi raportit voidaan siirtää yhdellä napin painalluksella joko MSWordiin tai MSExceliin, joissa niitä voidaan edelleen ja mm. lähettää sähköpostin liitteenä eteenpäin.